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Wem gehören Kundenkontakte auf sozialen Netzwerken?

Kürzlich haben wir von einem unserer Geschäftspartner diese Frage erhalten: Wem gehören Kundenkontakte auf sozialen Netzwerken? Hierzu der Fall: Ein Außendienstmitarbeiter hat über LinkedinFacebook oder XING intensive Kontakte zu Kunden aufgebaut. Ich befürchte, dass er die bei seinem möglichen Ausscheiden dann komplett mitnehmen kann. In diesem Fall hätte ich keine Möglichkeit mehr, die Historie mit diesen Kunden nachzuvollziehen. Gibt es die Möglichkeit, für Mitarbeiter auf Firmenkosten persönliche Accounts einzurichten, die der Mitarbeiter nicht mitnehmen kann?

Ein Problem mit Folgen

Dies ist eine sehr interessante und aktuelle Frage. Wem gehören Kundenkontakte auf sozialen Netzwerken? Dem Arbeitgeber oder dem Mitarbeiter?

Nehmen wir ein Beispiel: Herr Meier ist Vertriebsmitarbeiter. Er ist 25 Jahre alt und sozial gut vernetzt. Für seine Firma verkauft er ein Produkt. Hierzu akquiriert er im Kreis seiner „Freunde“ und seiner sonstigen Social Mediakontakte bei Linkedin und anderswo. Er regelt seine gesamten diesbezüglichen Kundenkontakte zum Beispiel über seinen XING-Account. Um die Folgelieferungen immer rechtzeitig anzubieten und zu verkaufen, hat Herr Meier sich Wiedervorlagen in seinem Outlookkalender im Büro notiert. Dabei hat er jeweils die Namen der Kontakte eingetragen. Eines Tages wechselt Meier zur Konkurrenz. In seinem Vertrag ist kein nachvertragliches Wettbewerbsverbot vereinbart. Sein Nachfolger übernimmt seinen Kalender. Er kann aber mit den namentlich bezeichneten Wiedervorlagen nichts anfangen. Als Folge geht der Umsatz dramatisch zurück.

Kann die Firma die betreffenden Kunden Daten herausfordern?

In diesem Zusammenhang gilt folgender Grundsatz. Ein Arbeitnehmer darf die Informationen, die bei ordnungsgemäßer Organisation für die Tätigkeit notwendig sind nicht bewusst unterschlagen oder beseitigen. In der analogen Welt, für die die Gesetzgebung ursprünglich gedacht war, ist diese Frage schnell beantwortet. Hätte Meier eine „normale“ Kundenkartei auf seinem Schreibtisch hinterlassen oder auf seinem Firmen PC gespeichert, hätte der Arbeitgeber Anspruch auf Herausgabe, wenn Meier die Kundendatei bei seinem Ausscheiden mitgenommen hat.

Was gilt im Bereich von Sozialen Netzwerken ?

Für die Frage, ob der Arbeitgeber den gesamten Account oder auch nur einzelne Kundendaten herausverlangen kann,  ist entscheidend, wem der XING-Account „gehört“.

Diese Situation klärt sich wenn wir folgende Fragen beantworten:

  • Wer bezahlt den Account?
  • Unter welchem Namen ist die Person angemeldet?
  • Wie ist die Email-Anschrift?
  • Welche Adresse wird verwendet?
  • Ist der Account Privat oder von der Firma?

Danach sind dann verschiedene Varianten denkbar.

Ein rein privater Account

Der Fall ist klar, wenn der Account privatem Charakter hat (ohne Firmenlogo), die E-Mail-Anschrift privat ist. Vor allem wenn auch privat bezahlt wird. Meier darf in dieser Situation seinen Account selbstverständlich behalten. Allerdings muss er die Informationen dem ehemaligen Arbeitgeber zur Verfügung stellen. Insbesondere solche, die bei ordnungsgemäßer Organisation für die weitere Tätigkeit notwendig sind. Es könnten also verschiedene (Kunden-)informationen herausverlangt werden.

Die für die ordnungsgemäße Abwicklung erforderlichen Informationen wie Kontaktdaten muss Meier an die alte Firma herausgeben. Er braucht aber in diesem Fall dem Arbeitgeber keinen direkten Zugang auf seinen Account gewähren.

Ein rein dienstlicher Account

Handelt es sich jedoch um einen rein dienstlichen Account, den der Arbeitgeber auch bezahlt, müsste Meier den Account wohl komplett herausgeben. Das gilt auch wenn er zwischenzeitlich seine privaten Kontakte hierüber organisiert. Unter datenschutzrechtlichen  Gesichtspunkten müsste dem Mitarbeiter möglicherweise die Gelegenheit gegeben werden, rein private Kontakte und Korrespondenz zu löschen.

Mischformen

Natürlich sind alle möglichen Mischformen zwischen privatem und geschäftlichem Account denkbar. Wie z.B. privater Account (E-Mail-Adresse, Anschrift ) aber der Arbeitgeber bezahlt. Oder es besteht eine E-Mail Adresse des Arbeitgebers jedoch eine private Anschrift. Eine Pflicht zur Herausgabe des gesamten Accounts wäre in den meisten Fällen eher nicht zu begründen. Insbesondere der Grundsatz, dass die Informationen, die bei ordnungsgemäßer Organisation für die weitere Tätigkeit des Arbeitgebers notwendig sind auch am Arbeitsplatz hinterlassen werden müssen ist wichtig. Dies spricht nach deutschem Recht für den Aspruch des Arbeitgebers auf Herausgabe der Kundendaten samt entsprechender Korrespondenz.

Nutzung der Sozialen Medien während der Arbeitszeit?

Die Nutzung von Social Media während der Arbeitszeit stellt sich als schwieriges Thema dar. Legt man die herrschende Rechtsprechung zugrunde darf ein Mitarbeiter  – vorbehaltlicher anderer Vereinbarung oder nachweislicher Duldung im Unternehmen – private Kontakte grundsätzlich nur über einen privaten Account pflegen. Und diese natürlich auch nur in seiner privater Zeit. Private Kontakte während der Arbeitszeit über Social Networks oder andere Internetmedien sind sogenannter „Arbeitszeitbetrug“. Dies kann gegebenenfalls mit den entsprechenden arbeitsrechtlichen Konsequenzen sanktioniert werden.

Wer darf die Kontakte künftig nutzen?

In allen o.g. Fällen darf der ehemalige Arbeitgeber von Meier die Kontaktdaten herausverlangen. Diese darf er dann selbstverständlich auch künftig in seiner vertrieblichen Tätigkeit nutzen. Weiterhin stellt sich aber die Frage, ob auch Meier selbst in seinem neuen Job die Kontakte, die er über diesen Account aufgrund seiner Tätigkeit geknüpft hat, nutzen darf.

Klar ist zunächst, dass Meier nach Überlassung des Accounts oder der darin enthaltenen Kundendaten sicherlich keine Kopie der Kundendaten mitnehmen dürfte. Dies ist im Zusammenhang mit Kunden-„karteien“ ausdrücklich für unzulässig erklärt worden. Er dürfte aber wohl all die Kontakte, die er noch „auswendig“  kennt, weiter nutzen. Voraussetzung ist natürlich wie im obigen Fall, dass kein Wettbewerbsverbot nach Vertragsende besteht. Selbstverständlich dürfte er auch seine privaten Kontakte weiterhin nutzen. Das gemeinhin verwendete, tatsächlich natürlich etwas etwas schwammige und unpräzise Bild in diesem  Zusammenhang ist, dass der Mitarbeiter all die Kundeninformationen weiternutzen dürfte, die er noch „im Kopf hat“.
Differenzierter ist das Thema zu sehen, wenn ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot besteht. Dann kann sich die Kontaktaufnahme mit ehemaligen Kunden über XING & Co sogar als Verstoß gegenüber dem mit dem Arbeitgeber vereinbarten  Wettbewerbsverbots darstellen. Dies könnte gravierende Folgen nach  sich ziehen. Fazit für die vertragliche Regelung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

Immer klare vertragliche Regelungen treffen!

Damit die Frage „Wem gehören Kundenkontakte auf sozialen Netzwerken?“ in Ihrem Unternehmen nicht mehr wichtig ist, muss sie vertraglich geregelt sein. Denkbar sind insoweit einzelvertragliche Regelungen. Besonders in größeren Unternehmen empfehlen sich klare Angaben in sogenannten „Social Media Guidelines“.  Der dienstliche Einsatz von Sozialen Netzwerken macht nur Probleme, wenn keine klare Regelung vorliegt. Es muss also klar geregelt werden, wer, was, wann und wie jeweils nutzen darf. Dabei darf der Nutzer sozialer Medien mit dem Ende ihres Arbeitsverhältnisses aber nicht ihre „elektronische Identität“ beim Arbeitgeber hinterlassen müssen.

Die beste Lösung ist eine ausdrückliche Regelung, die eindeutig festschreibt, was bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisse herausgegeben werden muß. Dabei sind insbesondere die oben erwähnten und von der Rechtsprechung bestätigten Interessen des Arbeitgebers miteinzubeziehen. Informationen, die bei ordnungsgemäßer Organisation für die weitere Tätigkeit notwendig sind auch am Arbeitsplatz zu hinterlassen.

Fazit

Wem gehören Kundenkontakte auf sozialen Netzwerken kann gut beantwortet werden. Die abstrakt gefassten Normen des Arbeitsrechtes beziehen sich zwar auf die analoge Arbeitswelt. Sie sind aber auch im digitalen Zeitalter auf neue Sachverhalte gut anwendbar. Neue gesetzliche Regelungen sind deshalb nicht unbedingt nötig. Arbeitgeber wie Arbeitnehmer sollten hinsichtlich der aktuell immer häufiger auftretenden Nutzung von sozialen Netzwerken für die Kundenakquise saubere vertragliche Regelungen im Arbeitsvertrag vereinbaren. Alternativ auch in ergänzenden „Social Media Guidelines“. Formulierungen sollten nicht zu allgemein sein, sondern es müssen klare arbeitsrechtliche Verhaltensregeln eingefordert werden. Ich hoffe, dass ich mit diesen Ausführungen weiterhelfen konnte. Bei Rückfragen stehe ich sehr gerne zur Verfügung. Die genannten Informationen habe ich aus verschiedenen Quellen wie juristischen Fachzeitschriften, Blogs von Rechtsanwälten in sozialen Netzwerken und eigenen Erfahrungen und Recherchen als Jurist zusammengestellt. Dies ist keine Rechtsberatung.

Beste Grüße und allzeit gute Geschäfte!

Heinrich Hess, Geschäftsführer HGH Innovation GmbH

Diese Beitragsreihe gehört zu den Unternehmerblogs von HGH Innovation

Quellennachweis: Grafik von Pixabay.com

 

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